NLPD – Politique de protection des données de la Fondation Qualife

Politique de protection des données pour les personnes accompagnées vers la recherche d’un emploi ou d’une formation

Version 1.0 – Juin 2024 I ©2024 Fondation Qualife, Genève                                   

                                       

Introduction

Cette politique de protection des données renseigne les personnes accompagnées par la Fondation Qualife sur les données personnelles collectées et/ou traitées, ainsi que sur les droits concernant le traitement des données personnelles par la Fondation Qualife. Elle informe également dans quels buts ces données sont collectées et leur durée de conservation.

Qui est la personne responsable du traitement des données personnelles ?

Dans le cadre de cette politique de protection des données, la personne responsable du traitement des données personnelles est :

Mathilde Appia
Fondation Qualife
Rue Adrien-Lachenal 18
1207 Genève
T. +41 22 700 22 97

Quelles sont les données personnelles et données personnelles sensibles collectées ?

La section suivante énumère les données personnelles que la Fondation Qualife collecte dans le cadre de ses services d’accompagnement. Il est important de comprendre que la collecte de ces informations est essentielle pour permettre à la Fondation Qualife de statuer sur son entrée en matière à la suite d’une demande d’accompagnement et pour fournir un suivi efficace et personnalisé.

Ces données sont traitées avec le plus grand soin et en totale conformité avec les lois et réglementations en vigueur en matière de protection des données. La Fondation Qualife s’engage à respecter la vie privée des demandeurs et des bénéficiaires et à assurer la sécurité de ces informations.

Données personnelles

• Nom, Prénom
• Adresse
• Adresse e-mail
• Numéro de téléphone mobile ou fixe
• Date de naissance
• Lieu de naissance
• Photographie d’identité
• Numéro AVS/AI
• Dossier de candidature, notamment CV, certificats de travail et diplômes

Données personnelles sensibles

• Vie personnelle : situation familiale, situation sociale, etc.
• Données sur des poursuites ou sanctions pénales et administratives
• Données sur des mesures d’aide sociale

Dans quels buts les données personnelles sont collectées ?

Dans la section suivante, nous détaillons les objectifs pour lesquels nous collectons des données personnelles. Comprendre ces objectifs permet de mieux appréhender la manière dont nous utilisons les informations et la raison pour laquelle elles sont nécessaires à la réalisation de nos services.

La collecte de données personnelles dans le cadre des activités de la Fondation Qualife vise à établir la situation professionnelle et sociale du demandeur en vue de lui offrir un service de conseil sur mesure concernant sa recherche d’emploi ou de formation. La Fondation Qualife utilise ces informations pour évaluer l’employabilité de manière exhaustive, statuer sur l’entrée en matière d’un accompagnement, et planifier des stratégies personnalisées.

Ces données permettent à la Fondation Qualife de mieux comprendre la situation globale du demandeur et de prendre en compte tous les facteurs susceptibles d’influencer sa recherche d’emploi ou de formation. Par exemple, une inscription au registre des poursuites, un problème de santé ou un casier judiciaire non vierge.

Les données sensibles sont traitées avec précaution et ne sont partagées avec des tiers que dans la mesure où cela est strictement nécessaire pour la réalisation des activités d’accompagnement.

Pour quelles durées les données personnelles sont conservées ?

Dans le cadre de son engagement pour la protection des données personnelles, la Fondation Qualife fait en sorte de ne pas conserver les informations plus longtemps que nécessaire.

Après fermeture du dossier d’un participant, les données suivantes seront supprimées dans le délai indiqué ci-dessous :

6 mois	Dossier du participant (CV, photo, vidéo, casier judiciaire, carte d’identité, …)
12 mois	Journalisation des suivis (compte-rendu des entretiens, ateliers suivis, …)
36 mois	Personne et périodes de suivi (toutes les données permettant l’identification, comme le prénom, le nom, l’adresse, l’email, …)

Par ailleurs, l’historique des différents canaux de communication est automatiquement supprimé selon le délai indiqué ci-dessous:

90 jours	Discussions sur What’s app
12 mois	Courriels et messagerie interne
24 mois	PV des séances internes

Il est à noter que la durée de conservation peut varier en fonction de la nature des données, de la nécessité de leur conservation pour la prestation et d’autres facteurs liés à l’activité d’accompagnement ou prépondérant aux intérêts de la Fondation Qualife.

Comment sont collectées les données personnelles ?

Dans le processus de constitution de votre dossier, la Fondation Qualife recueille des informations à travers plusieurs canaux et interlocuteurs.

Tout d’abord, des données sont collectées au cours d’un premier contact téléphonique et/ou d’un formulaire de contact sur le site internet de la Fondation Qualife que le demandeur remplit.

Par la suite, chaque rencontre peut faire l’objet d’une journalisation ou collecte de documents.

Ces journalisations et documents permettent de rassembler des informations essentielles (situation professionnelle, personnelle, financière, etc.) afin d’établir une image claire de la situation globale du demandeur et pour permettre à la Fondation Qualife de comprendre comment elle peut aider au mieux.

Ensuite, la Fondation Qualife collabore avec divers partenaires dans le cadre de son accompagnement. Cela peut inclure des employeurs potentiels, des acteurs publics ou privés de l’insertion professionnelle, des organismes sociaux et étatiques. Ces parties prenantes peuvent fournir des informations supplémentaires ou répondre à des questions qui sont essentielles pour la constitution de dossier du demandeur et pour la mise en place de son accompagnement. Ces parties prenantes ne sont contactées qu’avec l’accord préalable des bénéficiaires.

Avec quels tiers des données peuvent être échangées ?

• Organismes sociaux et caritatifs concernés par la situation du demandeur
• Organes étatiques et autorités concernés par la situation du demandeur
• Employeurs potentiels
• Personnes indiquées par le demandeur et/ou interprètes

La Fondation Qualife prend la question de la protection de la sphère privée très au sérieux. Elle ne partage d’informations qu’avec des parties qui respectent strictement les règles de confidentialité et de protection des données. Ces échanges de données ne sont effectués qu’avec le consentement explicite du participant et conformément aux lois et réglementations en vigueur en matière de protection des données.

Comment sont protégées les données personnelles ?

Les mesures de sécurité organisationnelles et techniques présentées ci-dessous sont mises en place pour protéger ces informations contre tout accès non autorisé, utilisation abusive, perte, destruction ou altération.

Mesures organisationnelles :

Mesures techniques :

• Contrôles d’accès : Des contrôles d’accès sont utilisés pour empêcher l’accès non autorisé aux données personnelles. Cela comprend l’utilisation de mots de passe complexes et de l’authentification à deux facteurs.
• Contrôle du système : Pour limiter les risques de vol ou perte de données, un informaticien est mandaté pour contrôler régulièrement la sécurité de nos infrastructures informatiques.
• Sauvegardes et redondance : Une sauvegarde quotidienne des données est effectuée pour prévenir la perte de données. Ces sauvegardes sont stockées en toute sécurité en Suisse dans le DataCenter de Videologic à Genève. Elles sont protégées par les mesures de sécurité nécessaires, notamment le chiffrement en transit. La rétention est de 365 jours.
• Mises à jour et patchs de sécurité : Les systèmes et logiciels sont maintenus à jour pour se protéger contre les vulnérabilités connues

Il est important de noter que malgré tous les efforts déployés pour protéger les données personnelles, aucune mesure de sécurité n’est infaillible. En cas de violation de la sécurité affectant les données personnelles, toutes les mesures nécessaires sont prises pour atténuer les impacts de la violation, et les personnes concernées sont informées conformément aux exigences légales.

Quels sont les droits des personnes dont les données ont été collectées par le Fondation Qualife ?

Tout demandeur ou bénéficiaire qui a transmis à la Fondation Qualife des données personnelles dans le cadre d’une demande d’accompagnement a plusieurs droits concernant ces informations. Ces droits sont protégés par la loi et nous nous engageons à les respecter pleinement. En règle générale, les renseignements sont fournis dans un délai de 30 jours.

Droit d’accès : le demandeur ou bénéficiaire a le droit de demander la Fondation Qualife si elle détient des informations le concernant. Ce droit peut être refusé, restreint ou différé, notamment dans les cas suivants :
a. une loi au sens formel le prévoit, notamment pour protéger un secret professionnel;
b. les intérêts prépondérants d’un tiers l’exigent;
c. la demande d’accès est manifestement infondée notamment parce qu’elle poursuit un but contraire à la protection des données ou est manifestement procédurière.

La Fondation Qualife informera dans tous les cas le demandeur ou le bénéficiaire de sa position par rapport à la demande.

Droit de rectification : Si le demandeur ou le bénéficiaire constatez que les informations que la Fondation Qualife détient à son sujet sont inexactes ou incomplètes, il a le droit d’exiger de les rectifier dans le respect de la loi sur la protection des données.

Droit d’effacement ou la destruction : Dans certains cas, le demandeur ou le bénéficiaire peut demander à la Fondation Qualife demander d’effacer les informations qu’elle détient à son sujet pour autant que cela soit en accord avec les dispositions légales.

Droit à l’interdiction d’un traitement déterminé : Dans certains cas, le demandeur ou le bénéficiaire peut demander à la Fondation Qualife demander de limiter le traitement des informations qu’elle détient à son sujet.

Droit de remise : Le demandeur ou le bénéficiaire peut demander que la Fondation Qualife lui remette sous forme électronique ou physique les données le concernant. Pour autant, la Fondation Qualife ne pourra remettre que les données personnelles traitées de manière automatisée et dans le cadre du contrat entre le demandeur ou bénéficiaire et la Fondation Qualife. Le demandeur ou le bénéficiaire peut également demander à la Fondation Qualife de lui transmettre les données personnelles traitées par un tier pour autant que ces données soient également traitées de manière automatisée, en lien avec le contrat qu’il a avec la Fondation Qualife et que cela n’exige pas des efforts disproportionnés.

Droit à l’interdiction d’un traitement : Le demandeur ou le bénéficiaire a le droit de s’opposer à tout moment, pour des raisons tenant à sa situation particulière, au traitement de ses données personnelles.

Droit à l’image : La Fondation Qualife réalise des prises d’images pour ses besoins internes ou sa communication externe. Le consentement oral ou écrit est systématiquement demandé au bénéficiaire et aucune prise n’est réalisée ou diffusée sans un consentement préalable.

Si le demandeur ou bénéficiaire souhaite exercer l’un de ces droits ou s’il a des questions concernant ses droits en matière de protection des données, il est invité à contacter la Fondation Qualife.

Contacter la Fondation Qualife pour des questions de protection des données

Tout demandeur ou bénéficiaire qui a partagé des données personnelles avec la Fondation Qualife et peut la joindre de plusieurs manières :

1. Par e-mail : le demandeur ou bénéficiaire peut envoyer un e-mail à l’adresse suivante : info[@]qualife.ch.
2. Par téléphone : le demandeur ou bénéficiaire peut également contacter la Fondation Qualife par téléphone au numéro suivant : +41 22 700 22 97
3. Par courrier : Si le demandeur ou bénéficiaire le préfère il a également la possibilité de contacter la Fondation Qualife par courrier à l’adresse indiquée ci-dessous :

Protection des données
Fondation Qualife
Rue Adrien-Lachenal 18
1207 Genève

Lors d’une prise de contact, le demandeur ou bénéficiaire, veillera à fournir suffisamment d’informations pour permettre à la Fondation Qualife de l’identifier et de comprendre la nature de sa demande. Cela permettra à la Fondation Qualife de traiter la demande efficacement et en temps utile.

Il est à noter que selon la nature de la demande et conformément à la législation en vigueur, il se peut que la Fondation Qualife ait besoin de vérifier l’identité du requérant avant de traiter la demande, et ce afin de garantir la sécurité des données.